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Los libros de la asociación

 

 

 

Los libros de la asociación

Debemos ser conscientes de que los libros oficiales son documentos históricos que acreditan el devenir de la organización; referencia importante, al menos, para quienes nos sucedan en la junta directiva. Además, las distintas administraciones pueden exigir su presentación, incluida la de justicia.

 

Me ha parecido importante tratar aquí este aspecto esencial de las asociaciones, como es el de su documentación oficial, por un motivo fundamental: la falta de rigor con el que he podido apreciar que se aborda esta cuestión. Los libros de actas, con frecuencia, no son firmados por el secretario y/o el presidente. Los libros de filiación, libros registro de socios, en la inmensa mayoría de los casos o no existen o no se actualizan durante años y años. Como consecuencia, se pueden producir a veces, yo los he conocido, casos en donde se falsean las actas que se recogieron en su día pero que no fueron firmadas. Normalmente esto se hace para ser utilizado en perjuicio de unos y beneficio de otros.

         
 
Los libros oficiales son documentos históricos que acreditan el devenir de la asociación.
     
 


El libro registro de socios es el que debe acreditar la representatividad de cada asociación. La falta de rigor, en cuanto a llevarlo al día, está suponiendo que organizaciones oportunistas se beneficien de las subvenciones y de un mayor número de puestos en los consejos escolares.

     
         

Estos libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación. Acuerdos, composición de las juntas, origen y destino de los recursos económicos; de ahí la importancia de tenerlos al día y de que sean refrendados con las firmas correspondientes. Se pueden comprar en las papelerías, pero también es posible llevarlos informáticamente, siempre que después se impriman y se firmen por quien corresponde. La normativa vigente, no recoge la necesidad de que los libros de actas y de socios se encuentren legalizados por el Registro de Asociaciones.

Libro de actas. Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogen las sesiones de los órganos de gobierno de la asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Es recomendable tener un libro distinto para las reuniones de cada uno de los órganos de la asociación. Su ordenación en el libro será cronológica.

Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes: Órgano que se reúne, fecha, hora y lugar de la reunión, número de convocatoria (primera o segunda), asistentes (datos nominales o numéricos), orden del día, desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden, acuerdos adoptados, sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos, firma del Secretario/a y Vº Bº del Presidente/a.

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las reuniones, pudiéndose presentar en la siguiente para su aprobación. A estas actas se les puede adjuntar otro tipo de documentos, ya sea por acuerdo de la junta o por requerimiento de alguno de sus miembros, que respalden, clarifiquen o se opongan a las decisiones adoptadas.

Libro Registro de Socios. Es aquel en el que se registran los socios que forman parte de la asociación. No existe un formato preestablecido pero, al menos, debe recoger los siguientes datos: la fecha de alta y baja, nombre, apellidos y DNI.

Dada la complejidad de las asociaciones de padres, en las que los socios cambian de un curso para otro, es recomendable que, cada curso escolar, se imprima una relación de socios con los datos indicados anteriormente. Cada socio ocupará una fila, asignándole un número de serie. Confeccionando una portada que indique: “Libro Registro de Socios correspondiente al curso …/…”, y grapándola al listado, tendremos el Libro de Socios del curso en cuestión. No debemos olvidar que, para que una persona pueda ser contabilizada como socio, tiene que haber manifestado su voluntad de pertenecer a la asociación. Otra cosa sería que haya obligación o no de pagar una cuota, pero nadie puede anexionarse socios sin su consentimiento. Lo digo, porque, aunque pueda parecer escandaloso, es precisamente lo que está ocurriendo.

El libro registro de socios, que habitualmente no se confecciona, es el que debe acreditar fehacientemente la representatividad de cada organización. Esta representatividad es la que proporcionará luego los lugares que cada entidad debe ocupar en los consejos escolares autonómicos y del Estado. Lamentablemente los dirigentes de la CONCAPA, aunque se quejan de ello, no se toman suficientemente en serio esta cuestión. Mientras tanto, los de la CEAPA se favorecen año tras año de la falta de rigor, que las administraciones consienten, adjudicándose arbitrariamente la representación de los padres de la escuela pública. No en vano, les reporta unos beneficios inconmensurables porque las subvenciones también están en relación con esta representatividad.

Libro de contabilidad: Aunque nuestras asociaciones no tengan ánimo de lucro deben llevar una contabilidad en el sentido que refleja el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 de 26 de marzo, reguladora del derecho de Asociación, en el que se establece que las asociaciones deben:

a) Llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

b) Efectuar un inventario de sus bienes.

La contabilidad de la asociación se aprobará anualmente por la Asamblea General.

Con esto sería suficiente. Sin embargo, he conocido dirigentes escrupulosos que insistían tozudamente en aplicar el “plan general contable”; aunque luego eran incapaces, incluso, de llevar una contabilidad simple y de firmar los documentos oficiales. Normalmente ni las asociaciones de padres ni las federaciones están obligadas a llevar este “plan general de contabilidad”.

 

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